営業代行契約では、成果報酬の請求書や経費精算の領収書など、日常的に電子データがやり取りされる。電子帳簿保存法の改正により電子取引データの保存要件が明確化されたことで、営業代行に関わる請求実務にも一定の対応が求められるようになった。

なぜこの論点が重要か

電子帳簿保存法上、メールやシステムを通じて授受した請求書等の電子取引データは、紙に出力するだけでは要件を満たさず、一定の要件を満たした形での電子保存が原則とされる。営業代行会社から電子請求書を受領する発注企業、逆に発行する営業代行会社の双方が対応主体となる点は見落とされやすい。

確認・実施すべき具体的な項目

  • 請求書・領収書のやり取りが電子か紙かを取引ごとに整理する
  • 電子取引データの保存要件(真実性・可視性の確保)を満たす体制を確認する
  • 検索要件を満たすファイル名・保存フォルダのルールを整備する
保存要件概要
真実性の確保タイムスタンプ付与や訂正削除履歴の残るシステム利用等
可視性の確保ディスプレイ・プリンタ等の備え付けと速やかな出力
検索性の確保取引年月日・金額・取引先での検索が可能な状態

ポイント：電子でやり取りした請求書を紙に印刷して保存するだけでは、原則として保存要件を満たさないとされる点に注意したい。

よくある失敗パターン

営業代行会社からPDFで届いた請求書を印刷保存し、電子データ自体を削除してしまう運用が典型例だ。検索要件を満たさないフォルダ管理により、税務調査時に該当データをすぐ提示できないケースも起こり得る。

実務上のコツ

請求書授受のフローを電子取引に一本化し、クラウド会計ソフト等で自動的に検索要件を満たす保存を行う運用が現実的だろう。委託契約書にも請求書の授受方法を明記しておくと運用がぶれにくい。

本稿は制度の一般的な概要紹介であり、自社の具体的な対応要否は税理士等の専門家に確認することを推奨する。

よくある質問

Q. 紙の請求書を受け取った場合も電子保存が必要ですか A. 紙で受領した場合は従来どおり紙での保存も認められるとされる。

Q. 営業代行会社が発行する請求書はどう扱えばよいですか A. 電子データで発行・授受する場合は電子取引データとして保存要件への対応が必要になるとされる。

Q. 対応しないとどうなりますか A. 青色申告の承認取消しなど不利益を受ける可能性があるとされ、軽視は避けたい。

Q. 中小企業でも対応は必須ですか A. 猶予措置はあるものの、原則としてすべての事業者が対象になるとされる。